Siguiendo con la metodología Getting Things Done, un buen sistema GTD debería:

1. Permitir realizar el seguimiento de las tareas diarias y proyectos.

2. Hacer lo más sencilla posible la revisión semanal, permitiendo realizar brainstorming de tareas para cada proyecto, e identificar las "Próximas Acciones", las tareas "Esperando A" y las tareas "Delegadas".

3. Separar las tareas en Contextos (Trabajo, Casa, Llamadas...) para visualizar solo las tareas que puedes realizar en un determinado momento.

4. Permitir que te centres en las tareas más importantes del día.

Asimismo, todo sistema GTD debe contemplar las 5 fases diferenciadas: Recolectar, Procesar, Organizar, Revisar, y Hacer.

Todo esto yo lo he encontrado en la aplicación Remember The Milk. Siguiendo los puntos que a continuación se exponen, podrás configurar Remember The Milk para disponer de un sistema que te permita, basándose en un flujo de trabajo típico GTD, sacar de tu cabeza los proyectos y tareas pendientes y tenerlos en un sistema organizado que te indique lo que tienes que hacer en cada momento:

- Crear Listas para las tareas diarias relacionadas con el Trabajo y con lo Personal
- Crear una Lista para cada Proyecto en marcha
- Incluir Tareas en proyectos según te vienen a la mente (brainstorming) y etiquetar las Próximas Acciones con el tag “na” (next action)
- Utilizar Etiquetas y Ubicaciones para crear Contextos (@casa, @trabajo, @emails, @llamadas, etc...)
- Crear Listas Inteligentes (Listas Listas) para separar las tareas por cada Contexto
- Crear las Listas "Esperando A" y "Algún Día"
- Crear otras Listas y Listas Inteligentes para completar Tu Propio Sistema

El detalle para configurar el RTM para cada uno de estos pasos se exponen en el propio Blog de Remember The Milk (en inglés).

Por último, para mi caso personal te indico cuáles han sido los motivos que me han llevado a apostar por esta aplicación:

- El principal motivo: la disponibilidad online / acceso web. El hecho de gestionar las tareas y poder revisarlas desde cualquier sitio con un navegador es para mi un tema importante y crucial.

- Otro motivo: la disponibilidad de una aplicación cliente para iPhone. Poder gestionar mis tareas en el metro, o mientras espero el autobús, o en pleno campo, o tranquilamente en mi cama, es sin duda un punto a favor.

- El idioma. Totalmente traducido al castellano.

- Las posibilidades de integración con aplicaciones externas (iCal, GMail, Google Gears, Twitter...). Personalmente la mayoría no las utilizo (de momento), pero no está de más saber que están ahí por si algún día necesitase echar mano de ellas.

- Subjetivo total, pero la marca, nombre y logotipo. Gestionar mis tareas mientras me mira una vaca es algo que nunca me había planteado, y aunque este es sin duda un motivo subjetivo, para mí es válido porque de alguna manera añade un toque de desenfado al tema. Y eso a mi me pone.

Fuente: Blog de Remember The Milk